Как да покрием изискванията за приемане на картови плащания и издаване на одиторски файл с магазин на Woocommerce?
В случай, че приемате картови плащания във вашият Woocommerce магазин и сте го регистрирали в НАП трябва да издавате електронни касови бележки със всяка поръчка и да ги изпращате на клиента си или да подавате одиторски файл с поръчките от месеца до 15то число на следващия месец.
В случая с Woocommerce на помощ идва едно полезно разширение, разработено от нашите приятели от Mreja.net, а именно – Woocommerce Наредба Н-18 Облекчен Режим, което може да си закупите от тук.
Разширението е доста кадърно направено, а и поддръжката му е на ниво, като помагат при всякакви въпроси и запитвания.
Как да инсталирате и настроите разширението на Mreja.net за привеждане на Woocommerce магазина ви към Наредба Н-18?
След като закупите разширението ще получите файл, който може да инсталирате по стандартният начин, като всеки WordPress плъгин.
В случая ще обясним по-подробно за това как да попълните правилно полетата на разширението и да го настроите правилно за работа, след като сте регистрирали сайта си в НАП.
Първоначална настройка
След като сте инсталирали и активирали разширението трябва да влезете на меню Woocommerce -> Наредба Н-18 – облекчен режим и да отидете на таб Настройки.
Тук трябва да попълните информацията за фирмата си, както сте я попълнили в НАП, като в полето Уникален номер на магазина присвоен от НАП трябва да въведете номерът, получен от НАП след регистрацията, започващ с RF…
В полето Наименование на домейна трябва да въведете адресът на сайта си по същият начин, по който сте го въвели в портала на НАП.
След това може да изберете дали да издавате фактури с всяка поръчка или само документи за поръчка, съдържащи необходимата информация за покриване на изискванията по чл. 52р . Имате възможност да издавате документите ръчно, както и автоматично при избрани от вас статуси на поръчките.
Всички документи се изпращат автоматично на клиента, приложени към имейла, който получава за завършена поръчка.
Може да редактирате визията на документите, като добавите фирмено лого, да изберете начин на връщане на сумата при върната поръчка, да изберете дали разходите за доставка да се добавят към документите или не, като има възможност само разходите за доставка с ППП и Наложен платеж да не се включват във фактурата/документа за поръчка.
Настройка на начините за плащане
Трябва коректно да настроите всички начини за плащане, които използва онлайн магазина, като от падащото меню „Начин на плащане“ може да избирате от:
- Освободено по чл.3 плащане без ППП – този тип плащане може да използвате за банковите преводи и директните банкови нареждания
- Виртуален ПОС терминал – използва се в случай, че имате сключен договор за виртуален ПОС терминал от банка
- Наложен платеж с ППП – както подсказва името това трябва да изберете, при плащане с пощенски паричен превод
- Доставчик на платежни услуги – трябва да го изберете, в случай, че имате картови плащания, които се извършват от доставчик на платежни услуги, като Stripe или ePay.bg
- Друг вид плащане, неизискващо издаване на фискален бон извън останалите опции – тук попадат някои изключения от закона, които са редки и не са длъжни да издават касови бонове
- Плащане, отразено с фискален бон – в случай, че издавате касов бон за поръчките си, може да изберете тази опция
При избор на Виртуален ПОС или Доставчик на платежни услуги трябва да попълните и номера на виртуалният ПОС, който сте посочили в НАП. За полето идентификатор на доставчика на платежни услуги трябва да попълните ЕИК номера на доставчика на платежната услуга, като ако е чуждестранно лице ДДС номера.
Мета полето с референтен номер на финансова транзакция е различно за различните типове картови плащания. Например при повечето плащания с карта работи следния стринг: _transaction_id , но трябва да се уверите, че този стринг извежда коректно номера на транзакцията, защото той се записва в одиторският файл, който ще подавате следващия месец.
След като завършите всички настройки слезте най-долу и натиснете бутона „Запазете Промените“
Генериране на стандартизиран XML одиторски файл за НАП
Както споменахме в статията за регистрация на онлайн магазина ви в НАП, в случай, че приемате картови плащания с виртуален ПОС трябва да подавате стандартизиран одиторски файл, с информация за поръчките, направени през електронния ви магазин за месеца. Срокът за подаване е 15-то число на следващият месец.
С разширението на Mreja.net този файл се изготвя за секунди. Единственото, което трябва да направите е да отидете на Woocommerce -> Наредба Н-18 – облекчен режим и да изберете таб Експорт. Тук в горното поле изберете месеца, за който искате да се генерира одиторският файл и натиснете Експорт.
След това трябва да влезете с електронният си подпис в портала за електронни услуги на НАП и да прикачите файла в секция „Подаване на стандартизиран одиторски файл от лицето по чл. 3, ал. 17 от Наредба №Н-18/13.12.2006 г.“
От тази секция можете също удобно да архивирате всички документи за месеца и да ги свалите на компютъра си.
Удобен експорт на документи към счетоводството
Освен, че ще приведе сайта ви според изискванията на наредба Н-18, плъгинът на Mreja.net ще ви помогне и за експортирането на документите в удобен формат за счетоводството ви.
За да направите това просто отидете на Woocommerce -> Наредба Н-18 – облекчен режим в раздел Документи и изберете от коя до коя дата искате да направите експорта. След това изберете вида на документи – Фактура, Поръчка, Кредитно Известие, Отказана Поръчка, Фактура и Кредитно Известие, Поръчка и Отказана Поръчка и сложете отметката „Генерирай отчет в Excel„, натиснете бутонът „Филтър“ и ще изтеглите всички издадени документи за периода в екзелска таблица, удобна за импорт в друг счетоводен продукт.
Тази статия е написана с информативен характер и няма правна стойност.
Статията не е спонсорирана от Mreja.net, а е направена, за да помогне на онлайн търговците използващи Woocommerce да вземат решение, с което да улеснят и узаконят дейността си.